Digitale & Hybride Events

Digitale und Hybride Events erleben aktuell einen Boom – dabei ist diese Form der Veranstaltung nicht neu. Die Frage ist, wie können Eventformate an das digitale Zeitalter angepasst werden?

Die MICE Zukunft

Digitale Veranstaltungen sind nicht die alleinige Zukunft der MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions), doch ein Teil davon. Sie können reale Events ergänzen und sämtliche Themen und Trends einem breiten Publikum zugänglich machen.

Neue Chancen nutzen

Digitale Events bieten eine Reihe von Vorteilen und neue Möglichkeiten für VeranstalterInnen, die ihre Events bisher ausschließlich offline durchgeführt haben.

Digitales Event Management

Event Management findet längst digital statt. Die Erwartungen an Events steigen und damit auch der Organisationsaufwand. Ohne die passenden technischen Lösungen sowie dem Digitalen Event Management Know-how lässt sich dies nicht mehr bewerkstelligen.

Die Welt dreht sich digital

Digitale Events erleben aktuell einen Boom. Die Eventbranche steht durch diesen Trend zur Digitalisierung vor neuen Herausforderungen. Trotz abgesagter Veranstaltungen können TeilnehmerInnen erreicht und Botschaften vermittelt werden, indem man in die virtuelle Welt einsteigt. Digitale Events sind nicht nur eine Notlösung, sie werden uns nachhaltig begleiten. Eventformate müssen daher an die digitalen Möglichkeiten angepasst werden.

123Consulting Tasse in blau mit weißem Einhorn mit pinker Mähne neben einer Person, welche auf dem Notebook tippt.
Logo der 123Consulting auf einer Milchglasscheibe mit Harald Grabner und Thomas Apollonio dahinter neben einem Notebook im Gespräch.

Das digitale Event

Ein digitaler Event ist eine Veranstaltung, an der die Zielgruppe virtuell und ortsunabhängig via Desktop oder mobiler Endgeräte teilnehmen kann. Die Bühne, die Sprecher oder die Gesprächsrunden werden per Livestream direkt übertragen, sodass die TeilnehmerInnen userfreundlich von Zuhause, vom Arbeitsplatz oder von unterwegs teilnehmen können. Der Online-Besucher muss sich zunächst registrieren, ggfs. eine Teilnahmegebühr bezahlen, und erhält dann einen Link oder Login-Daten, um teilzunehmen. Mittels Chatfunktionen sowie Abstimmungsmodulen können sich Ihre TeilnehmerInnen interaktiv einbringen, ohne vor Ort zu sein. Im Nachhinein stehen die Inhalte oftmals als OnDemand-Angebot zur Verfügung.

Das hybride Event

Neben den rein analog sowie rein digital umgesetzten Events hat sich in den letzten Monaten ein neues Format etabliert, welches definitiv Zukunftspotenzial hat und die Veranstaltungsbranche nachhaltig prägen wird: Hybride Events. Hier werden Teile des Events live gestreamt und mit digitaler Interaktion kombiniert.

Meetingraum 123 Consulting mittig im Raum langer weißer Tisch, blaue Wand vor Zeichenboard, großer TV und Flipchart
Gerald Schneider Digital Event Manager

Gerry Schneider

Digital Event Manager

Digitale Events bieten eine Reihe von Vorteilen und neue Möglichkeiten für VeranstalterInnen, die ihre Events bisher ausschliesslich offline durchgeführt haben.

Ortsunabhängige Teilnahme

Dank der Digitalisierung eines Events werden zeitliche und örtliche Grenzen aufgehoben. Die ortsunabhängige Teilnahme ist ein wesentlicher Vorteil – so kommen Speaker, TeilnehmerInnen sowie AusstellerInnen aus aller Welt ganz einfach zusammen.

Reichweite und Leads

Bei realen Events erreichen Sie zwar viele TeilnehmerInnen, aber der größte Vorteil von Online-Events ist die höhere Reichweite – es sind in der Tat Lead-Magnete. BesucherInnen können auch mit kleinen Budgets (falls die Teilnahme kostenpflichtig ist) am Arbeitsplatz oder von überall am Event teilnehmen, da keine Reise- und Übernachtungskosten anfallen. Durch die gestiegene Reichweite erhöht sich auch die Zahl an potenziellen Leads, die sehr gut getrackt werden können.

Präzise Erfolgsmessung

Der Return on Investment (ROI) des Gesamtevents oder der einzelnen virtuellen Beteiligung kann je nach eingesetzter Softwarelösung berechnet und ausgewertet werden (z.B. Anzahl Unique User, Anzahl Besucher pro Session, welcher Speaker erreichte die meisten Viewer, welche Messestände wurden wie häufig und wie lange besucht, etc.).

Content-Produktion

Durch Aufzeichnung der einzelnen Sessions ist der Event nahezu identisch wieder erlebbar. Alle Vorträge, Materialien und Werbebotschaften sind orts- und zeitunabhängig für jeden mit Zugang zum Internet verfügbar. Ein weiterer Benefit von virtuellen Events: das Erlebnis für die TeilnehmerInnen kann immer wieder wiederholt werden – durch Recordings on demand.

Ressourcenersparnis

Durch die Planung und Umsetzung von digitalen Events kann auf zahlreiche Ressourcen verzichtet werden: Printmaterialien (Produktion, Versand, Lagerplatz, Verteilung, Entsorgung), Catering, Veranstaltungstechnik, Ausstellungsstände, Plakate, Werbebanner, Pop-Ups, Dekomaterial, Reisekosten, etc.. Je nach digitalem Format können auch Kosten für die Locationmiete gespart werden.

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist in der Eventbranche ein wichtiges Thema. Digitalisiert man Events, kann man zahlreiche Ressourcen reduzieren bzw. darauf verzichten und somit einen Beitrag zu einer nachhaltigen Eventbranche leisten. Dabei darf die Nachhaltigkeit des digitalen Ressourcenverbrauchs nicht vernachlässigt werden (Stromverbrauch bei Datenverarbeitung, Streaming, etc.).

Engagement der TeilnehmerInnen

Physische Events sind auf Engagement ausgerichtet. Dieses Engagement ist bei virtuellen Konferenzen noch um einiges wichtiger. Livestreamings von Vorträgen, Podiumsdiskussionen, Workshops, Social Events, Umfragen, Q&A Sessions, zusätzliches Material zum Download und Live-Chats sind nur einige der Möglichkeiten, die sich anbieten.

Thomas Apollonio und Kerstin Wagner beim Tischtennis 123Consutling